Dématérialisation des notes de frais pour les entreprises

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Publié le 11 mars 2020 - 17:47
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Le digital en entreprise : la dématérialisation des notes de frais professionnels
Des chefs d’entreprises aux employés et collaborateurs, les notes de frais professionnels sont parfois un vrai casse-tête. Entre celles qui ne sont pas conservées dans de bonnes conditions, les oubliées et les perdues, la digitalisation offre de nouvelles possibilités. Avec près de 2,5 millions de salariés français qui en reçoivent chaque année, il est désormais possible de demander à un prestataire de Service de Confiance (PSCo), qualifié par le règlement européen eIDAS, de simplifier la vie des travailleurs grâce à la signature électronique. 
 
Pourquoi numériser vos notes de frais ? 
La numérisation permet de gagner du temps, ainsi que de conserver en parfait état toutes les notes de frais de l’entreprise. C’est aussi une solution pour gagner en superficie, limitant le stockage sur votre espace de travail. Des entreprises comme Universign, leader de la signature électronique, en ont fait leur spécialité !
 
Les étapes à respecter
Si vous souhaitez vous lancer à votre tour dans la dématérialisation des notes de frais, retenez que la procédure est très simple. En effet, il suffit que l’employé, le collaborateur ou le chef d’entreprise prenne en photo la note de frais qu’il vient de recevoir. Celle-ci est envoyée au manager, qui la valide avant de l’envoyer à son tour au service administratif. Une fois ce système mis en place, qui ne demande que quelques minutes, les demandes sont traitées plus rapidement pour un remboursement classé, retrouvable à tout moment.
 
Les avantages de la dématérialisation
Avec la dématérialisation des notes de frais, vous gagnez sur de nombreux points pour votre entreprise : 
- Vous assurez la réduction des fraudes, ainsi que des erreurs humaines, qui sont estimées à 700€/an et par salarié pour une entreprise,
- Vous assurez plus de flexibilité de la part de vos collaborateurs,
- Le traitement de l’information est facilité et accéléré,
- Vous avez un remboursement plus rapide,
- Vous assurez une productivité accrue chez vos salariés.
C’est aussi un grand avantage, car ce type de système permet d’assurer de répondre en tout point aux exigences administratives et fiscales, à savoir la mise en place d’une conduite de changement, ainsi que la sécurisation et l’archivage des données numériques pendant 10 ans, comme le stipule le Code du commerce article L123-22.
 
Pourquoi les sociétés s’ouvrent de plus en plus à la digitalisation ?
Avec l’essor du numérique, les entreprises ont le champ libre pour repenser l’archivage de leurs données, ainsi que de leurs notes de frais, depuis l’arrêté du 23 mai 2019. Ce dernier a fixé des règles et des conditions concernant la numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier, en lien avec l’article L.246-16 du code de la Sécurité Sociale. Dans ce cas de figure, les documents originaux n’ont plus à être conservés par l’entreprise, tant qu’elle possède sa version numérisée.
Cependant, ce système n’est applicable que depuis la mise en place de cet arrêt. L’ensemble des notes de frais antérieures au 1er juillet 2019 doivent être conservées. De plus, vous pouvez être amené à donner des justificatifs papiers si vous n’avez pas bien conservé vos notes de frais numérisées.
 
Les règles pour la numérisation
Pour que vous puissiez enregistrer toutes vos notes de frais en ligne, vous avez pour obligation de respecter les exigences de l’Urssaf, ainsi que de l’administration fiscale. Entre autres :
- Il faut que la numérisation soit nette, sans recadrage, modification de couleurs, filtre ou retouche d’images.
- Vous avez pour obligation d’accompagner cette numérisation d’une signature électronique ou d’un cachet électronique, ainsi que de l’horodater. Quel que soit le type de signature choisi, vous devez joindre un certificat électronique qui permet de rattacher la personne physique ou morale.
- Vous avez pour obligation de passer par une entreprise spécialisée et reconnue par l’État, pour délivrer des certificats électroniques.
- Les conditions d’archivage de vos notes de frais doivent prévenir toute dégradation ou perte de vos fichiers durant la durée légale de conservation. 
 

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