5 conseils pour bien gérer ses mails

  •  SOUTENEZ L'INDEPENDANCE DE FRANCESOIR, FAITES UN DON !  

5 conseils pour bien gérer ses mails

Publié le 28/09/2015 à 12:19 - Mise à jour le 04/10/2019 à 12:34
©Closon/Isopix/Sipa
PARTAGER :

Auteur(s): La rédaction de FranceSoir.fr

-A +A

Les mails c'est bien, à condition qu'ils n'envahissent pas votre quotidien et vous gâchent la vie. "FranceSoir" vous donne 5 conseils pour les gérer au mieux, qu'ils soient professionnels ou privés.

Une boîte de messagerie électronique peut rapidement devenir énergivore et chronophage en termes de gestion. Mais avec de la discipline, du ménage et de l'organisation, il est possible d'éviter ce piège. Cinq conseils.

> Décidez sur-le-champ de ce que vous allez faire des messages reçus

L'objectif que vous devez garder en tête à la fin de chaque journée de travail, c'est de faire en sorte que votre boîte mail soit complètement vide (méthode "Inbox Zero"). Si l'e-mail requiert une réponse de votre part, répondez-y puis supprimez-le. Si vous ne pouvez y répondre instantanément, classez-le dans un dossier "À répondre". Dans le cas où le message n'appelle pas de réponse – si vous êtes en copie par exemple – ou s'il ne vous intéresse pas, faites-lui prendre la direction de la corbeille. S'il contient des renseignements précis à conserver, classez-le dans un répertoire thématique pour le retrouver plus rapidement.

> Faites le ménage régulièrement

Vous vous sentez bien dans votre demeure lorsque tout est propre et bien ordonné? C'est pareil pour votre messagerie. Faites d'abord un premier grand ménage. Pour y voir plus clair, supprimez les messages qui ne vous sont plus utiles, les documents et photos en pièces jointes que vous avez déjà sauvegardés dans votre système. Afin de limiter le nombre de courriels que vous recevez, n'hésitez pas à vous désinscrire des lettres d'information et des listes de discussion. Vous avez aussi accès à un service de désinscription disponible gratuitement sur le Web (Unroll.me). Par la suite, faites le ménage au fur et à mesure pour garder votre boîte de messagerie bien rangée en tout temps.

> Consultez vos messages à des horaires choisis

Nul besoin de garder vos yeux rivés sur votre boîte de messagerie puisque, contrairement aux idées reçues, elle ne commande pas que la gestion de son contenu soit effectuée en temps réel. Traiter votre courrier environ trois fois par jour –à votre arrivée au bureau le matin, avant la pause déjeuner et en fin de journée par exemple– vous permettra de mieux vous concentrer sur vos dossiers en cours. Au besoin, désactivez les notifications d'arrivée de nouveaux messages et, si vous souhaitez être alerté lors de la réception de courriels importants ou urgents, téléchargez gratuitement un logiciel de notifications, tel que EmailTray.

> Remplacez l'envoi de messages électroniques par la communication verbale

Bien que les jeunes générations soient moins à l'aise avec le téléphone, si les échanges de mails s'éternisent –plus de trois mails, selon la règle établie par le journaliste et auteur Phil Simon– et ne permettent pas de clarifier un dossier ou de régler un problème spécifique, le mieux est encore de prendre le téléphone ou de rencontrer votre interlocuteur en personne. La communication verbale peut vous éviter de vous faire perdre de précieuses minutes. Parlez-vous!

> Créez une deuxième adresse

Lorsque le ménage de votre compte mail principal sera complété, créez-en un second. Vous pourrez l'utiliser comme adresse de contact secondaire, la réserver par exemple aux achats sur Internet ou à un groupe d'amis restreint, et le consulter au moment de la journée qui vous conviendra. Vous réduirez ainsi le nombre de messages indésirables ou envahissants envoyés dans votre compte principal.

 

Auteur(s): La rédaction de FranceSoir.fr


Chère lectrice, cher lecteur,
Vous avez lu et apprécié notre article et nous vous en remercions. Pour que nous puissions poursuivre notre travail d’enquête et d’investigation, nous avons besoin de votre aide. FranceSoir est différent de la plupart des medias Français :
- Nous sommes un média indépendant, nous n’appartenons ni à un grand groupe ni à de grands chefs d’entreprises, de ce fait, les sujets que nous traitons et la manière dont nous le faisons sont exempts de préjugés ou d’intérêts particuliers, les analyses que nous publions sont réalisées sans crainte des éventuelles pressions de ceux qui ont le pouvoir.
- Nos journalistes et contributeurs travaillent en collectif, au dessus des motivations individuelles, dans l’objectif d’aller à la recherche du bon sens, à la recherche de la vérité dans l’intérêt général.
- Nous avons choisi de rester gratuit pour tout le monde, afin que chacun ait la possibilité de pouvoir accéder à une information libre et de qualité indépendamment des ressources financières de chacun.

C’est la raison pour laquelle nous sollicitons votre soutien. Vous êtes de plus en plus nombreux à nous lire et nous donner des marques de confiance, ce soutien est précieux, il nous permet d’asseoir notre légitimité de media libre et indépendant et plus vous nous lirez plus nous aurons un impact dans le bruit médiatique ambiant.
Alors si vous souhaitez nous aider, c’est maintenant. Vous avez le pouvoir de participer au développement de FranceSoir et surtout faire en sorte que nous poursuivions notre mission d’information. Chaque contribution, petite ou grande, est importante pour nous, elle nous permet d'investir sur le long terme. Toute l’équipe vous remercie.



PARTAGER CET ARTICLE :


On peut vite se laisser déborder par ses mails.

Annonces immobilières

Newsletter


Fil d'actualités Lifestyle




Commentaires

-